Task Manager powered by Doinn

Reinigungsmanagement leicht gemacht

Verbinden Sie Ihr PMS nahtlos mit Doinn und koordinieren Sie Ihre gesamten Reinigungsabläufe von einem zentralen Ort aus.

 Automatische Synchronisierung: Unterkünfte, Wohneinheiten und Buchungen werden jederzeit automatisch zwischen PMS und Doinn abgeglichen und damit laufend aktuell gehalten.

Volle Kontrolle: Sie entscheiden, welche Einheiten aktiv für operative Prozesse freigegeben sind.

Transparenter Überblick: Alle Synchronisierungsvorgänge werden transparent dokumentiert – Änderungen, Aktualisierungen und mögliche Probleme sind jederzeit einsehbar.

Operative Ausführung in Doinn: Reinigungsplanung, Mitarbeiterzuweisungen und automatisierte Serviceabläufe werden direkt in Doinn gesteuert.

 

DS Task Manager
Kalender

Haben Sie Interesse am Task Manager?

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrer Account Managerin oder dem Support-Team auf – wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung und Freischaltung.

Einrichtung des Task Managers

Schritt 1 – PMS mit Doinn verbinden

Öffnen Sie den Task Manager und verbinden Sie Ihr PMS-Konto mit Doinn. Nach erfolgreicher Verbindung können die ersten Daten synchronisiert werden.

Schritt 2 – Wohneinheiten auswählen

Wählen Sie anschließend die Wohneinheiten aus, die synchronisiert und für operative Prozesse aktiviert werden sollen.

Dadurch wird festgelegt, welche Unterkünfte für die weitere Verarbeitung in Doinn verfügbar sind.

Schritt 3 – Automatische Datensynchronisierung

Nach der Aktivierung startet die automatische Synchronisierung der Daten.

Dabei werden:

  • Unterkunftsdaten übernommen
  • Buchungen kontinuierlich aktualisiert
  • Änderungen automatisch synchronisiert

So bleiben alle relevanten Informationen jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Schritt 4 – Operative Prozesse in Doinn verwalten

Nach erfolgreicher Synchronisierung können die operativen Prozesse direkt in Doinn verwaltet werden.

Dazu gehören unter anderem:

  • Erstellung von Reinigungsservices
  • Einrichtung automatisierter Abläufe
  • Zuweisung von Mitarbeitern oder Dienstleistern
  • Überwachung der Serviceausführung

Dadurch lassen sich operative Prozesse zentral steuern und effizient koordinieren.

Wichtige Hinweise zum Synchronisierung von Unterkünften und Buchungen

Sobald eine Wohneinheit synchronisiert wurde, werden Unterkunfts- und Buchungsdaten automatisch zwischen dem PMS und Doinn übertragen und laufend aktualisiert.

Dabei werden:

  • Reservierungen automatisch synchronisiert
  • Änderungen an Buchungen übernommen
  • Unterkunfts- und Wohneinheiten aktualisiert
  • relevante Serviceinformationen übertragen

Nicht synchronisierte Wohneinheiten übertragen keine Daten an Doinn und lösen keine automatisierten Services aus. Dadurch kann gesteuert werden, welche Unterkünfte aktiv in operative Prozesse eingebunden sind.

Doinn Einrichtung

Operative Abläufe in Doinn

Nach der erfolgreichen Synchronisierung werden die operativen Prozesse direkt in Doinn verwaltet. Dort können Reinigungsabläufe organisiert, Services geplant und Aufgaben einzelnen Mitarbeitern oder Dienstleistern zugewiesen werden.

Innerhalb von Doinn können unter anderem:

  • Reinigungsservices erstellt und geplant werden
  • Automatisierungen auf Basis von Reservierungen eingerichtet werden
  • Mitarbeiter oder Dienstleister zugewiesen werden
  • Service- und Reinigungsstatus überwacht werden

Sobald die Unterkünfte synchronisiert wurden, erfolgt die weitere operative Verwaltung zentral innerhalb von Doinn.

 

Schritt 1 – Synchronisierte Unterkünfte prüfen

Überprüfen Sie nach der Synchronisierung, ob Unterkünfte, Wohneinheiten und Reservierungen korrekt importiert wurden.

Dabei können Sie unter anderem folgende Bereiche einsehen:

  • Wohneinheiten

  • Buchungen

Schritt 2 – Operatives Team hinzufügen

Richten Sie anschließend die Personen und Unternehmen ein, die für die Durchführung der Services verantwortlich sind.

Dabei können Sie:

  • Mitarbeiter unter „Personal“ hinzufügen
  • Dienstleister und Reinigungsunternehmen anlegen
  • operative Verantwortlichkeiten verwalten

Dadurch können Services später den entsprechenden Mitarbeitern oder Dienstleistern zugewiesen werden.

Schritt 3 – Services und Abläufe einrichten

Richten Sie die operativen Services ein, die in Doinn verwaltet und automatisiert werden sollen.

Typische Einrichtungsschritte sind:

  • Servicekataloge für Reinigungen und weitere Leistungen erstellen
  • Checklisten und Arbeitsanweisungen hinterlegen

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Schritt 1: Wohneinheiten
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Schritt 1: Buchungen
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Schritt 2: Personal 
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Schritt 2: Dienstleister
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Schritt 3: Kataloge

Schritt 4 – Service-Automationen einrichten

Erstellen Sie Automationsregeln auf Basis von Reservierungen und Buchungsereignissen.

Beispiele für Automationen:

  • Automatische Abreisereinigungen nach dem Check-out
  • Wartungs- oder Instandhaltungsaufgaben
  • Servicebezogene Abläufe auf Basis von Buchungsdaten

Dadurch werden wiederkehrende Prozesse automatisch ausgelöst und operativ effizient gesteuert.

Schritt 5 – Operative Abläufe verwalten und überwachen

Verfolgen und koordinieren Sie tägliche Abläufe direkt in Doinn.

Dabei können Sie:

  • Services und Aufgaben einsehen
  • Aufgaben Mitarbeitern oder Dienstleistern zuweisen
  • Fortschritte und Status verfolgen
  • Abgeschlossene Services kontrollieren und verwalten
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Einrichtung der Reservierungs-Tags im DS PMS

Hinweis: Reservierungsbasierte Automatisierungen werden über Tags gesteuert, die aus dem DS PMS an Doinn übertragen werden. Die Tags stammen aus den Zusatzleistungen im PMS und können in Doinn als Bedingungen für automatische Abläufe verwendet werden.

Schritt 1 – Kürzel in den Zusatzleistungen konfigurieren

Damit Reservierungs-Tags korrekt an Doinn übertragen werden, muss in den Zusatzleistungen des DS PMS ein passendes Kürzel hinterlegt werden.

Beispiele für Kürzel:

  • dog
  • babybed

Diese Einrichtung erfolgt in der Regel einmalig im PMS.

Nach erfolgreicher Konfiguration werden neue Reservierungen automatisch mit den entsprechenden Tags an Doinn synchronisiert und können dort für Automatisierungen verwendet werden.

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Schritt 2 – Reservierungs-Tags bei Bedarf anpassen

In bestimmten Fällen müssen Reservierungs-Tags manuell angepasst oder ergänzt werden.

Dies ist in der Regel nur erforderlich bei:

  • älteren Reservierungen
  • Korrekturen bestehender Buchungen
  • besonderen operativen Ausnahmefällen

Schritt 2.1 – Zusatzleistungen zu einzelnen Reservierungen hinzufügen

Für einzelne Reservierungen können Zusatzleistungen direkt in den Reservierungsdetails ergänzt oder angepasst werden.

Dies wird hauptsächlich verwendet für:

  • individuelle Korrekturen
  • spezielle operative Anforderungen
  • ältere Reservierungen

Beispiel:

  • Zusatzleistung: Hundegebühr
  • Kürzel: dog

Dadurch kann die Reservierung später korrekt von den Automatisierungsregeln in Doinn erkannt und verarbeitet werden.

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Schritt 2.2 – Bestehende Reservierungen gesammelt prüfen und aktualisieren

Für ältere oder bereits bestehende Reservierungen können die Kürzel-Werte zentral über die Verwaltungsseite im DS PMS geprüft und aktualisiert werden.

Dadurch können:

  • fehlende Kürzel ergänzt werden
  • mehrere Reservierungen effizient gleichzeitig aktualisiert werden
  • manuelle Einzelanpassungen reduziert werden

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Schritt 3 – Automationsregeln in Doinn konfigurieren

Öffnen Sie in Doinn den Bereich „Automationen“ und erstellen oder bearbeiten Sie eine Automatisierungsregel.

Im Schritt „Zeitplan Regel“ kann festgelegt werden, dass die Automatisierung nur für Reservierungen mit bestimmten Tags ausgeführt wird.

Zum Beispiel: Enthält eine Reservierung das Tag dog, kann Doinn automatisch einen passenden Reinigungsservice für Haustiere erstellen.

Nur Reservierungen mit dem definierten Tag lösen die entsprechende Automatisierung aus.

Wichtig: Reservierungs-Tags werden aus den Zusatzleistungen im PMS synchronisiert und hauptsächlich als Bedingungen für Automatisierungen in Doinn verwendet.

 

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FAQs

Was ist der Task Manager powered by Doinn?

Der Task Manager verbindet Ihr Property Management System (PMS) mit Doinn. Er ermöglicht es Ihnen, ausgewählte Objekte und Zimmer aus dem PMS mit Doinn zu synchronisieren. So können Reinigungs- und Wartungsarbeiten in Doinn geplant, automatisiert und überwacht werden können.

Welche Daten werden mit Doinn synchronisiert?

Nach der Verbindung werden relevante Objekt-, Zimer- und Buchungsdaten aus dem PMS mit Doinn synchronisiert. Diese Daten unterstützen tägliche Abläufe – von Reinigung und Serviceplanung bis hin zu Automatisierungen und Berichten.

Kann ich auswählen, welche Einheiten synchronisiert werden?

Ja. Im Task Manager können Sie festlegen, welche Objekte mit Doinn synchronisiert werden sollen. Nur synchronisierte Objekte senden Buchungsdaten an Doinn und können dort für operative Arbeitsabläufe verwendet werden.

Wo werden Reinigungs- und Wartungsaufgaben verwaltet?

Operative Aufgaben werden direkt in Doinn verwaltet. Im PMS verwalten Sie die Kontoverbindung und die Synchronisation. In Doinn verwalten Sie Aufgaben, Dienstleister, Automatisierungen, Checklisten, Statusaktualisierungen und Berichte.

Was passiert, nachdem ich auf „Konto verbinden“ geklickt habe?

Sie bestätigen die Verbindung zwischen Ihrem PMS-Konto und Doinn. Im nächsten Schritt können Sie Ihre Objekte und Zimmer synchronisieren. Anschließend richten Sie Ihre operativen Arbeitsabläufe direkt in Doinn ein und verwalten diese dort.

Destination Solutions Support Team

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